Manejo de Capital de trabajo una función típicamente de Tesorería
En cualquier negocio además de vender, lo más importante es cobrar. Convertir la inversión nuevamente en efectivo para volver iniciar el ciclo, cada vez que se completa el circulo es cuando se está generando la utilidad, pocas palabras el hacer más corto el “Ciclo de conversión de Efectivo” (CCE), mejorará la rentabilidad del negocio.
Ciclo de Conversión de Efectivo
El CCE visto como el proceso de compra de insumos, pago a proveedores, producir el producto o servicio, venderlo para posteriormente cobrar.
El principal objetivo del tesorero es optimizar el CCE de la Empresa.
Todo el CCE estará medido en días, y es calculado de la siguiente forma:
Cuentas por Pagar:
El ciclo se inicia con las Compras y deberá contar con los procesos, sistemas y personas que permitan la aprobación y selección de proveedores, para asegurar que sean confiables, solventes y competitivos en precios y condiciones.
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Sistema de Cadena de Suministros
Un sistema de Cadena de Suministros (SCS) que nos de la información de los proveedores previamente certificados, los requerimientos de productos y servicios, la expedición de ordenes de compras, la información sobre la puntual recepción de mercancías y calidad de los productos y servicios que mantenga la información actualizada para calificar y renovar la certificación de Proveedores.
Hay qué hacer notar la importancia de este proceso, este es un punto en el que puede haber desvíos importantes de recursos. (Compras indebidas, precios inflados por comisiones ocultas, etc..)
Por otro lado, la empresa deberá corresponder con el pago correcto y puntual de acuerdo a lo acordado; esto será la clave para nuevas negociaciones con proveedores. Un buen sistema de administración Tesorería (TMS), de acuerdo a volumen y tamaño es conveniente.
Inventarios:
Aunque la administración de los inventarios no es por si misma una función típica de la Tesorería, sus niveles afectan en gran manera el CCE y muchas veces es donde se encuentra la mayor inversión en el Capital de Trabajo por lo que debe ser considerado y vigilado, y será responsabilidad del Tesorero el alertar sobre desviaciones en la inversión en este rubro. Los sistemas para la administración de los inventarios serán específicos para cada industria.
Cuentas por Cobrar
Dependiendo de la forma de comercializar los productos o servicios de la empresa, habrá que establecer los procedimientos para su control y cobro.
Veamos tres opciones:
Contado pago en efectivo:
En el Ciclo de Conversión de Efectivo, el valor en días es de cero, sin embargo el correcto manejo del efectivo, en los diferentes puntos se venta es indispensable, establecer procedimientos claros y con los controles correctos es de suma importancia, cortes de caja continuos para mantener el mínimo de efectivo, concentración en cajas de seguridad sin acceso al personal, que pueden ser inteligentes y registren directamente los depósitos en el Banco, y el traslados de valores adecuados a los volúmenes y montos.
Contado por medio de Tarjetas de Crédito o Débito:
El valor en días en el CCE será el que la institución tarde en depositar la venta en nuestra cuenta; una buena negociación en plazo y costo de comisiones será producto de los volúmenes que genere la operación, además de los negocios adicionales que se tengan con la institución.
Crédito a Clientes:
La supervisión para el otorgamiento de crédito a los clientes con una buena investigación y procesos claros y efectivos de cobranza, son puntos importantes a considerar. Un buen sistema de CRM que nos permita gestionar el conocimiento de nuestro cliente y llevar un seguimiento a su cumplimiento es recomendable.
Centralizar la cobranza y los pagos, en lo posible, proporciona un mejor control y con un software de Administración de Tesorería (TMS) y conciliaciones bancarias diarias nos permiten aplicar y contabilizar la cobranza.
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Para finalizar, otra función importante de la Tesorería es la de la inversión de lo recursos en Bancos y el control de sus rendimientos y vencimientos, este es otro punto en que el Software de Tesorería (TMS) es de gran ayuda, el tener la información diaria del efectivo disponible por fechas y una proyección de los pagos próximos.
