Reportes de Tesorería
Para comenzar hablaremos del tiempo que inviertes en los reportes en este caso de Tesorería. Sabemos que es una actividad que forma parte del día a día de los tesoreros y CFO’s.
Además, dependiendo de la complejidad del reporte sabemos que puede tomar de 2 a 3 horas o en su caso días y los reportes se vuelven propensos a riesgos ya que puede llegar a modificarse la información
➜Sistema de Gestión de Tesorería (TMS) no importa el tamaño de la empresa
¿Tesorería funciona con base a procesos Manuales?
A continuación enumeramos algunos de los puntos por los que la tesorería se convierte en una serie de procesos manuales.
- Obtención de la posición de bancos en 2-3h diarias (5 personas) $$$?
- Al medio día aproximadamente 30 minutos para actualizar la posición si no hay inconvenientes en el proceso.
- Generación de Reportes en hojas de cálculo con captura manual y consolidación de información de diferentes áreas.
- 30 minutos para cuadrar y verificar el reporte si no hay problema
- Se envía semanalmente la información de los estados de cuenta al ERP para contabilizar (La contabilización es manual)
- La conciliación se realiza hasta 20 días después del cierre, lo que genera problemas en partidas pendientes de conciliar.
- La integración de la información de CXP en la tesorería diaria es manual
- El equilibrado de cuentas es realizado manualmente en las bancas electrónicas.
➜¿Siguen utilizando hojas de cálculo?
RIESGOS en la OPERACIÓN ACTUAL
La operación llevada de manera manual tiene diferentes riesgos los cuales mencionamos algunos a continuación.
- Cualquier proceso manual lleva riesgos de error por traducción u omisión.
- Riesgos de Investigaciones del SAT y falta de cumplimiento en tiempos de respuestas.
- Errores de Integración de Archivos de Diferentes Fuentes
- Virus: Microsoft Excel es propenso a ser atacados por virus y tesorería podría perder toda su operación.
- No existe segregación de funciones en la hoja de cálculo.
- Los archivos en una hoja de cálculo son fácilmente manipulables.
- Riesgos de enviar información incorrecta a la contabilidad que inevitablemente terminan el presentación de los Estados Financieros.
- Audit Trail (no hay registro de quien hizo que donde y cuando, y por quien fue autorizado)
➜Sistema de tesorería para lograr tus objetivos
En conclusión, las actividades manuales como los reportes en tesorería llegan a producir demasiadas tareas operativas y por tal motivo consideramos que la tecnología puede ser clave al momento de optimizar los procesos.
Trabajar nuestros reportes con el riesgo de ser modificado puede generar información con inconsistencias al no ser de una sola fuente información y al ser muy sencillo modificar la hoja de cálculo.
