Gestão de Cobrança
- Se divide no universo de clientes, em tipos de clientes e para cada tipo de cliente é definida uma estratégia de cobrança.
- As estratégias de cobrança são o tipo de seguimento que se vai dar as faturas de nossos clientes. Uma estratégia, poderia ser:
o 2 días antes da data de pagamento - Enviar um e-e-mail/fax lembrando o cliente que se aproxima a data de pagamento,
o 3 días depois de a data de pagamento - Enviar outro e-mail/fax notificando ao cliente que ainda não se recebeu oseu pagamento
o 7 días depois de último contacto - Fazer uma ligação para ver porque não houve um pagamento.
o 7 días depois da ligação – Enviar uma carta de aviso final solicitando o pagamento.
o Etc.
Todos os envios de e-e-mail/fax, e carta se realizam de maneira automática pelo sistema. e o sistema define a prioridade das ligações por uma query de atividade de trabalho.
- Existe uma consulta com o resumo das contas selecionadas, e atividades do dia do executivo de cobrança, a classificação da conta segundo etapas de cobrança, e a classificação da conta segundo tipos de clientes.
- Existe un scorecard para cada executivo no qual se pode estabelecer metas de cobrança para um período, e o sistema projeta qual será a cobrança do executivo no período. e pode até recomendar a que clientes contactar e quais normalmente pagam em dia e podem ajudar a cumprir suas metas. Além disso mostra as top 10 contas com saldo vencido, ou com saldo mais alto, etc.
- Na tela de informação do cliente, o sistema te mostra toda a informação necessária para ter um contato exitoso, sem necessidade de pesquisar informação em outra parte. A tela mostra:
o Informação Geral do cliente
§ Nome do cliente
§ Numero do cliente
§ Informação de contatos do cliente
§ Saldo
§ Saldo vencido
§ Limite de crédito
§ Dias de pagamento projetados
§ Tipo de cliente
§ Grau de risco
§ Data e ValorMonto do último pagamento
o Estado da Conta
§ Todas las transações abertas que o cliente tenha conosco, e o detalhe destas transações. No caso das faturas se pode gerar uma cópia digital da fatura.
o Historico de contacto com o cliente, quantas ligações foram feitas, em que datas, com que duração, quem as realizou, e-mails e cartas foram enviadas.
- As atividades que podem realizar dentro da tela do cliente são:
o Anexar notas sobre uma ou várias faturas
o Criar uma promessa rápida de pagamento
o Mudar a data e o tipo de seguimento para uma ou várias faturas
o Gerar um plano de pagamentos para uma ou várias faturas
o Enviar um e-mail com:
§ A atividade da ligação
§ Os planos de pagamento
§ As promessas de pagamento feitas
§ O estado da conta
§ Qualquer outro acordo realizado
o Selecionar uma desculpa de uma lista de desculpas que normalmente dão os clientes e obter um script para o que fazer no caso de que a desculpa seja dada, e registrar a desculpa dada para não pagar. Para sua posterior análise.
o Gerar uma reclamação
Resolução de Solicitações
- Identificação e criação de solicitações
o De maneira automática, diferencia entre o valor faturado e pago.
o De maneira manual ao ser identificado por um executivo de cobrança ao realizar uma ligação ou contato com o cliente.
o De maneira manual ao ser identificado pelo pessoal de vendas ou serviço ao cliente através do portal de colaboração interna.
o De maneira manual ao ser identificado pelos clientes através do portal de colaboração externa
- Características da reclamação. Ao criar uma reclamação, é necessário definir várias características, como são:
o Categoría de Proprietário, ex. Vendas, Contabilidade, Crédito e Cobrança, Azmazém.
- Proprietário, ex. pessoas específicas
o Categoría de Razão, ex. Preço, Qualidade, Quantidade, etc.
o Razão, ex. descontos, diferença nos preços, pedido, etc.
o Área de vendas
o Status, ex. identificado, não identificado, cobrável, nota de crédito, cancelação.
o Notas
o Arquivos Anexos, ex. qualquer documento que ajude para justificar a reclamação.
o Valor e fatura / s relacionadas
- Work Flow das Solicitações. Quando identifica-se e cria uma reclamação, esta sai do fluxo de trabalho de cobrança (para não seguir cobrando este valor, até que se resolva), e entra ao fluxo de trabalho de resolução de solicitações.
o Quando se cria a reclamação, de maneira automática enviado um e-mail ao proprietário da reclamação, para indicar que necessita resolver tal reclamação
o Se o proprietário da reclamação não se apresenta depois de vários dias, envia-se outro e-mail
o Se dias depois o proprietário segue sem apresentar-se, envia-se um e-mail a seu superior imediato.
o Se o superior não se apresenta em determinado tempo se enviará outro e-mail continuando com o contato em escala.
o O proprietário ao receber o e-mail pode ingressar ao portal de colaboração interna, para agregar suas notas, anexar arquivos e mudar o status para indicar se a reclamação é ou não cobrável.
- Informação Geral das solicitações, na página de resumo das solicitações, o sistema mostra todas as solicitações abertas da pasta e as classifica segundo a data de entrada no sistema, categoría de razão, categoría de proprietário e área de vendas.
- Assim como no módulo de cobrança tem a quem contactar, neste módulo tem a quem solucionar, aonde o sistema tem a opção de escolher entre varias características para filtrar e começar a solucionar as solicitações.
Portal de Colaboração Interna
Este portal é para o uso interno da empresa, específicamente para as aéreas que possam colaborar com a gestão de cobrança ou as que tenham informação útil para a área de crédito e cobrança. Tais como: vendas, serviços ao cliente, contabilidade, armazém, ou mesmo crédito e cobrança, etc.
Dentro do portal os usuários podem:
- Gerar solicitações
- Ajudar na resolução de solicitações, ao agregar observações, anexar documentos, Mudar o status, etc.
- Ver a informação dos clientes (se pode visualizar a mesma informação que vê o executivo de cobrança, em modo de consulta)
- Ver o histórico de contato que houve com o cliente, e poder agregar notas.
Portal de Colaboração Externa
Este portal é para o uso de clientes importantes, no qual basicamente cada vez que há uma nova transação(fatura, nota de crédito, reclamação), é enviado um e-mail para o contato do cliente notificando sobre esta nova transação. O cliente ao ingressar no portal pode, aprovar as novas transações, gerar uma reclamação ou solicitação, ver os detalhes das faturas, gerar uma cópia digital da sua fatura, obter um estado da conta, entre outras. A quantidade de informação a qual cada cliente tem acesso fica a critério do administrador.
Análisis de Crédito
No módulo de análises de crédito, o sistema
- Ordens por aprovar, o sistema pode estar em constante comunicação com o sistema de órdens de venda. Basicamente a orden entra no sistema, considera várias regras que pode ser o limite de crédito, que se cumpre libera de maneira automática; senão é necessária a aprovação do analista para sua liberação.
- Aplicações de crédito, o sistema gera uma URL onde os clientes potenciais de crédito podem capturar toda sua informação e até anexar documentos. Esta informação entra no sistema para a sua posterior análise e aprovação ou não aprovação. Se o cliente potencial é aprovado, o sistema cria um novo cliente inativo, em espera do número de cliente ERP para sua ativação.
- Revisão de Crédito, o sistema pode programar revisões de crédito de maneira mensal, trimestral, semestral o anual, e avisa quais clientes devem ser revisados. Por outra lado podem criar regras de exceção para que se realize uma revisão de crédito se se cumpre a regra, por exemplo: que um cliente de alto risco passe de 60% ou 70% de exposição.
Ainda assim é gerada uma lista de tarefas para cumprir com a revisão e se registra o avanço.
- Graus de Risco, segundo como se haya configurado el sistema classifica los clientes en graus de risco que se definem segundo uma qualificação, obtida através dos score card. Segundo o grau de risco as estratégias de cobrança podem ser mais agressivas ou não.
- Score card, no sistema pode-se criar números de elementos dos score card que considerem diferentes variávels como podem ser razões financeiras, experiência de pagamento, anos como cliente, etc. Para que ao definir estes elementos a vários score cards, definindo um diferente peso a cada um. Com base a esta informação o sistema calcula a pontuação.
- Informação Financeira, se pode capturar ou importar informação que venha de estados financeiros, referencias de crédito ou bancárias, relatórios de crédito.
- Armazenamento digital de documentos, o sistema tem uma biblioteca digital de dados por cliente para anexar nesta qualquer arquivo de interesse, como pode ser estados financeiros, relatórios de crédito, atas constitutivas, letras de crédito, garantias, etc.
- Cálculo de reserva de incobráveis, com base no grau de risco e no tempo dos saldos no sistema dá uma sugestão da reserva de contas incobrávels.
Relatórios
Existen diferentes ferramentas de relatórios no sistema, como são:
- Web reports: são ao redor de 50 relatórios standart possibilitados pela ferramenta que incluem, entre outros, atividades de cobrança por executivo, histórico de cobrança, cash forecast, análise de causa das solicitações, tempo dos saldos, etc.
- Dashboards: diferentes gráficos executivos que explodem a informação que existe na base de dados. Pode-se criar gráficos ou relatórios na medida, mediante queries na base de dados.
- Crystal e outras ferramentas de relatório: para abrir a estrutura da base de dados para que ferramentas como Crystal explorem toda a informação.
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