El departamento de tesorería de SaskEnergy tomó la decisión de cambiar de una operación manual en una hoja de cálculo a un sofisticado sistema de software. Durante el proceso, redujo errores, ahorró tiempo e incrementó su eficiencia.
por Ken Adams y Catherine Johnston
El departamento de tesorería de SaskEnergy, está compuesto por un tesorero, un tesorero asistente, un analista de tesorería y un asistente administrativo. Este departamento está encargado de la administración efectiva de los recursos de deuda y efectivo de la corporación así como la administración del programa de seguridad social para SaskEnergy. Maneja aproximadamente $800 millones en deuda y utiliza swaps de tasas de interés, opciones y forwards para administrar su riesgo de tasa de interés. Adicionalmente la tesorería controla la exposición al riesgo cambiario relacionada con la compra y venta de gas natural.
Como muchas otras operaciones de tesorería SaskEnergy, en su proceso anterior, se apoyaba en hojas de cálculo para administrar, rastrear, registrar y analizar sus transacciones. Hojas de cálculo fueron desarrolladas por separado para el registro de aproximadamente 30 instrumentos de deuda a largo plazo llevados por la compañía. Un sistema bien desarrollado de hojas de cálculo interrelacionadas permitía que cada una de las compañías subsidiarias registraran diariamente sus flujos de transacciones en el pronóstico de efectivo y posteriormente integrar estas cifras al total de consolidado de administración de efectivo. Este sistema trabajaba bien, pero requería una actualización continua para mantener las hojas de cálculo.
Adicionalmente, a medida que pasaba el tiempo, el volumen de datos dentro de las hojas de cálculo crecía demasiado, haciendo lento el sistema. Consecuentemente se requirió depurar manualmente el sistema cada trimestre. Tiempo valioso era consumido dándole mantenimiento a las hojas de cálculo. SaskEnergy decidió que era tiempo de automatizar el proceso. Creamos un documento de requerimientos de usuario y revisamos las respuestas de cinco proveedores diferentes. En el transcurso de seis meses, evaluamos los resultados con base en la funcionalidad y compatibilidad con nuestros costos y nuestra forma de operar. Al final de este ejercicio elegimos integra-T de Integrity Treasury Solutions.
Con la implementación de integra-T, el resultado fue un proceso más continuo de la gestión del registro de las transacciones de tesorería. Las transacciones son ingresadas solamente una vez al sistema y automáticamente se encuentran disponibles para los otros procesos que requieren la información. Por ejemplo, una vez que un instrumento de deuda se ha ingresado al sistema, los pagos periódicos son calculados y registrados para su ejercicio; se encuentra disponible un reporte que muestra los espacios entre la madurez de los instrumentos del portafolio entero de deuda, y los requerimientos de efectivo se muestran en el estado de liquidez de efectivo.
Aunado a esto, las entradas contables son creadas cada vez que un pago es hecho, y un reporte es producido para crear una requisición de pago por transferencia electrónica (wire transfer). Aunque SaskEnergy no ha implementado aún esta opción, la intención es permitir al sistema crear el pago directamente a través del programa de transferencias electrónicas que nuestro banco provee al cliente. Esta capacidad elimina la necesidad de ingresar información en múltiples hojas de cálculo y reduce considerablemente el riesgo de una entrada errónea de datos.
La estación de trabajo de la tesorería es la pieza principal de los planes de mejora del proceso general de tesorería. La funcionalidad disponible de nuestro nuevo sistema, excede las expectativas que teníamos cuando iniciamos nuestra búsqueda de un sistema para la gestión de la tesorería, además extiende la responsabilidad directa del departamento de tesorería de SaskEnergy. El sistema puede cubrir un amplio rango de procesamiento de transacciones, desde el registro de las mismas, hasta la candelarización de los pagos, la generación de reportes y pronósticos, de las entradas hacia contabilidad y la emisión de requisiciones de cheques. También puede descargar electrónicamente estados de cuenta bancarios diarios, preparar la conciliación bancaria, imprimir cheques, preparar archivos para la transferencia electrónica de fondos, rastrear transacciones futuras en el mercado y crear entradas al diario desde los estados de cuenta bancarios. El sistema puede importar y exportar datos a otros sistemas incluyendo hojas de cálculo de Excel, sistemas de planeación de recursos (ERP's) y sistemas de facturación. Al construir lazos con estos sistemas, se reduce aún más la necesidad de la captura doble de datos e incrementa la precisión y efectividad de nuestro flujo de información.
Nuestro nuevo sistema soporta y suplementa nuestro ERP J.D. Edwards. Con respecto a la contabilidad de nuestras transacciones de deuda, el sistema de tesorería actúa como un sub libro del libro general de J.D. Edwards, capturando todas las transacciones individuales de deuda que conforman la posición consolidada registrada en J.D. Edwards. El sistema de tesorería puede realizar los cálculos matemáticos complejos asociados con deuda y derivados, además de proveer reportes basados en dichos cálculos. También puede preparar reportes de diagnóstico que no se encuentran disponibles actualmente en J.D. Edwards, pero que son esenciales para la gestión de tesorería.
En la medida en que avancemos, exploraremos otras formas de explotar nuestro sistema de tesorería para apoyar las funciones que conforman el núcleo del negocio de SaskEnergy. El sistema posee muchas otras características que pueden agregar valor, ahorrar tiempo y mejorar la administración diaria del efectivo y el procesamiento de las transacciones. Hemos encontrado restricciones, no tanto en cuanto a la capacidad del sistema, sino en la habilidad de realizar una reingeniería a los procesos para explotar al máximo las ventajas del sistema. Con un departamento de tesorería pequeño, explorar, probar e implementar un nuevo sistema al mismo tiempo que se realiza la reingeniería de los proceso y se mantienen las operaciones al día, representa un gran reto.
Mientras tanto SaskEnergy expande el uso de nuestro sistema de tesorería en las siguientes áreas:
- para integrar el sistema más efectivamente con el proceso de pronóstico financiero de largo plazo de SaskEnergy;
- para producir reportes de diagnóstico de deuda y posiciones de riesgo cambiario;
- para monitorear las exposiciones a crédito con contrapartidas; y
- alentar un uso más extenso de nuestro sistema de tesorería por parte de las compañías subsidiarias de SaskEnergy.
A medida que nuestro departamento de tesorería evoluciona, seremos capaces de tomar ventaja de las numerosas ventajas estándar ofrecidas por nuestro sistema. El diseño modular y la flexibilidad de las capacidades de reporteo lo hacen un sistema apto para tesorerías de todos los tamaños.
Ken Adams es Tesorero y Catherine Johnston es Gerente de Sistemas Financieros y Comercio Electrónico en Saskatchewan, en Regina.
Perfil: SaskEnergy
SaskEnergy es propiedad del gobierno de Saskatchewan y está ubicada en Regina, Saskatchewan. La visión de la compañía es ser la empresa enrgética líder al anticiparse a los cambios en las necesidades de sus clientes y proveyendo soluciones innovadoras y responsivas. La distribución de gas natural provee sus servicios a más de 320,000 clientes residenciales, comerciales, indistriales y agricultores, a través de Saskatchewan. El sistema de distribución de SaskEnergy de 65,000 kilómetros es una de las redes de distribución más grandes sirviendo a una base relativamente pequeña de clientes. A pesar de la variada naturaleza de su base de clientes, SaskEnergy sirve eficientemente y con seguridad a sus clientes manteniendo uno de los costos más bajos de Canadá.
SaskEnergy posee cinco subsidiarias que también se encuentran involucradas en la industria energética. TransGas, es la subsidiaria más grande de SaskEnergy, posee y opera 13,500 kilómetros de líneas de transmisión y recolección de gas natural así como la compresión, tratamiento y el almacenamiento del mismo en el territorio de Saskatchewan. Las otras subsidiarias estan involucradas en operaciones internacionales e interprovinciales.
Creada en 1989 de la división de gas de la empresa eléctrica de la provincia, SaskEnergy cuenta con 900 empleados aproximadamente, con un autilidad bruta de $517.9 millones al 31 de diciembre de 2000. SaskEnergy es miembro de la Canadian Gas Association (CGA), que cuenta con más de 270 miembros corporativos cubriendo un amplio espectro de la industria, incluyendo las más grandes compañías de distribución y transmisión de gas natural de Canadá, los proveedores de energía más grandes del país y una porción significativa del sector manufacturero. Todos han sido reunidos bajo la sombra de la CGA con la misma misión común: proveer liderazgo en el continuo desarrollo de la industria canadiense del gas natural.
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